Hoje, empresas de qualquer tamanho precisam usar software para se manterem competitivas.
Se você administra uma pequena empresa, sabe que o software é um ingrediente chave para o sucesso. A solução certa economiza tempo considerável de sua equipe, otimiza as operações e ajuda sua empresa a crescer.
No entanto, não é fácil identificar os tipos de software mais importantes para investir ou as melhores soluções.
Acontece que existem alguns tipos de software que são usados por quase todas as pequenas empresas – contabilidade, gerenciamento de documentos e software de RH.
Além dessas ferramentas obrigatórias, as pequenas empresas costumam usar os seguintes tipos de software:
- Colaboração
- Gerenciamento de projetos
- Marketing
- Construtor de sites
Software de Contabilidade
O software de contabilidade é um dos mais utilizados entre as pequenas empresas. São sistemas que automatizam a coleta e organização de dados financeiros, geram relatórios perspicazes e agilizam a preparação de impostos.
O software de contabilidade normalmente vem com vários dos seguintes recursos, como
relatórios, faturamento, acompanhamento de despesas, gestão de inventário, pagamentos, gestão de clientes e fornecedores, folha de pagamento, geração de recibos e formulários fiscais, entre outros.
Gerenciamento de documentos
O software de gerenciamento de documentos é outro sistema central que é usado quase universalmente. Se você deseja criar e armazenar arquivos digitais ou enviar e-mails comerciais, precisará de um desses. Os dois sistemas mais populares são o Google Workspace e o Microsoft 365.
Esses sistemas têm muitas funções, incluindo criação de documentos, compartilhamento de documentos, armazenamento de documentos e colaboração em equipe.
Software de Recursos Humanos
O software de RH é fundamental para gerenciar qualquer negócio. Embora o software de RH tenha várias funções, o processamento da folha de pagamento e a conformidade são os dois mais necessários. Todas as empresas precisam pagar seus funcionários e manter a conformidade com as políticas governamentais locais.
Software de Colaboração
Os softwares de colaboração são usados para facilitar a comunicação da equipe. Existem diferentes tipos de softwares de colaboração, incluindo bate-papo em equipe, videoconferência e clientes de e-mail.
Se você decidir usar o Google Workspace como seu sistema de gerenciamento de documentos, ficará feliz em saber que ele vem com um aplicativo de bate-papo e videoconferência, o Google Meet. Por outro lado, o Microsoft 365 vem com o Microsoft Teams, que concorre com o Slack.
Marketing
Existem inúmeras de ferramentas de software de marketing para pequenas empresas. Esses sistemas ajudam as pequenas empresas a envolver clientes potenciais e existentes em todos os canais de marketing.
Ao selecionar um software de marketing para o seu negócio, a primeira coisa que você deve determinar é o canal de marketing no qual deseja investir. O marketing por e-mail é um canal extremamente valioso com o qual a maioria das pequenas empresas começa – mas sempre bom lembrar que sua empresa precisa seguir a LGPD, certo?
Depois disso, você pode decidir investir em mídias sociais, bate-papo ao vivo ou marketing por SMS.
Softwares de Gerenciamento de projetos
Empresas com mais de cinco funcionários se beneficiam do software de gerenciamento de projetos – já falamos deles aqui no blog também. Essas ferramentas ajudam você a acompanhar os diferentes projetos e tarefas que acontecem em sua empresa.
Ao avaliá-los, é importante decidir a complexidade de um sistema de gerenciamento de projetos de que você precisa. Empresas menores com necessidades mais básicas são perfeitas para uma solução simples e barata como o Trello.
Conclusão
Descobrir a melhor combinação de ferramentas de software para implementar em sua empresa é um desafio. No entanto, há realmente apenas um punhado de tipos de software que a maioria das empresas usa.
Para começar, recomendamos implementar uma solução de contabilidade, uma solução de gerenciamento de documentos e uma solução de RH.
Depois de implementar essas soluções obrigatórias, comece a pesquisar os outros tipos de software comuns. Não há pressa em implementar várias ferramentas ao mesmo tempo – é melhor escolher um ou dois novos tipos de software, tornar-se um especialista e testar sua solução favorita – e contar sempre com apoio do seu parceiro de suporte de TI.
