Empresas de qualquer porte contam com um grande auxiliar para gerenciar seus projetos utilizando aplicativos – de gratuitos a pagos, existe uma diversidade de opções para atender às suas necessidades.
Mas o que é um software de gerenciamento de projetos?
Na prática, é um tipo de aplicativo colaborativo online. Todas as pessoas que estão trabalhando em um projeto fazem login e veem o que devem fazer e quando, como um grande quadro de avisos colaborativo..
Esses trabalhadores também registram seu progresso nessas tarefas e adicionam detalhes relevantes, como notas sobre quaisquer alterações. Com o nível de permissão apropriado, as pessoas também podem ver o que todos os outros estão fazendo, quais requisitos devem ser atendidos para que eles façam isso e quando.
Para a pessoa ou pessoas que gerenciam o projeto, o aplicativo de gerenciamento de projetos fornece uma visão geral clara do projeto e de sua integridade. Todas as tarefas estão no caminho certo para serem concluídas no tempo certo?
Se uma tarefa está atrasada, como isso afeta os prazos projetados de outras tarefas? Há alguém disponível para pegar uma tarefa urgente se a pessoa designada para fazê-la estiver doente? Além disso, se o aplicativo de gerenciamento de projetos oferecer suporte ao rastreamento de finanças, o aplicativo também informará aos responsáveis se o projeto está sendo executado dentro do orçamento.
O que você pode fazer com o software de gerenciamento de projetos?
Os aplicativos de gerenciamento de projetos permitem que você acompanhe e gerencie qualquer tipo de projeto, como a criação de um novo produto, a construção de uma casa ou site ou o lançamento de uma campanha de marketing. As equipes que usam aplicativos de gerenciamento de projetos geralmente acompanham mais de um projeto por vez.
O software os ajuda a descobrir quando agendar o trabalho com base em quando as coisas precisam ser feitas e nos recursos humanos disponíveis para fazê-las.
Os melhores aplicativos de gerenciamento de projetos detectam problemas antes que eles aconteçam. Ao rastrear o progresso do trabalho e das tarefas individuais (por exemplo, ter concluído seis horas de uma tarefa que deve levar um total de oito horas), os aplicativos de gerenciamento de projetos podem soar um alarme quando um prazo corre o risco de cair, mas antes de realmente acontecer.
Os aplicativos de gerenciamento de projetos mais poderosos também oferecem o ajuste automático do cronograma do projeto quando as tarefas saem do curso.
Eles geram relatórios que dão aos gerentes uma visão sobre quais membros da equipe têm muito ou pouco trabalho atribuído a eles. Alguns também permitem que você acompanhe os orçamentos do projeto e registre as horas faturáveis para que você possa enviar faturas aos clientes pelo tempo trabalhado.
Qual aplicativo de gerenciamento de projetos escolher?
Como dissemos anteriormente, existem versões gratuitas e pagas dos principais produtos no mercado – e apps como Zoho Projects, Monday e Trello têm versões gratuitas de testes por um período. No geral, eles são fáceis de usar e trazem tutoriais em vídeo que ajudam a dar os primeiros passos no gerenciamento de projetos. Selecionamos os destaques de três deles.
Zoho Projects
O Zoho Projects oferece elementos essenciais como gráficos de Gantt – para visualizar o andamento do projeto – e tarefas recorrentes, além de recursos elaborados, como fluxos de trabalho de tarefas e notificações automatizadas, com uso direto no navegador do computador ou apps para smartphone. Tem uma versão gratuita para até 3 usuários, com recursos limitados, e pagas a partir de 5 dólares por mês, dependendo da versão escolhida. Funciona em português.
Monday
A Monday se define como um “sistema operacional” para gerenciar projetos. A plataforma usada permite conectar pessoas e processos, capacitando equipes e personalizando os projetos de acordo com a empresa e a necessidade – gestão de projetos é uma das partes envolvidas no “sistema operacional” que funciona no navegador e em apps para smartphone. Tem versão gratuita para até 5 usuários em uma empresa e pagas a partir de R$ 35 por usuário, dependendo da versão. Também funciona em português.
Trello
O Trello é uma ferramenta flexível de gerenciamento de trabalho onde as equipes podem idealizar planos, colaborar em projetos, organizar fluxos de trabalho e acompanhar o progresso de maneira visual, usando painéis de projeto, listas e cartões com dados. Também funciona no navegador do PC e em apps para Android e iPhone, com versão em português – que fica escondida no site. A versão gratuita é ilimitada para equipes, mas traz recursos reduzidos – os preços começam em 5 dólares por usuário nas versões pagas, com mais funcionalidades.
