A Tecnologia da Informação está em constante evolução e, para se manterem competitivas, as empresas procuram acompanhar o ritmo das mudanças nesse campo. Muitas vezes, porém, soluções tecnológicas são adotadas internamente sem aprovação nem conhecimentos prévios do responsável (ou do departamento) de TI – essa prática é chamada de Shadow IT.
O termo Shadow IT se refere à utilização de sistemas, dispositivos, softwares, aplicativos e serviços sem a aprovação explícita do departamento de TI de uma empresa. Estão incluídos nessa lista desde aplicativos de produtividade e comunicação até serviços de armazenamento em nuvem.
Geralmente, os colaboradores adotam tais ferramentas visando facilitar tarefas diárias, melhorar eficiência ou por acreditarem que as soluções oficiais da empresa não são as mais adequadas, ou ainda por acharem que são muito complicadas. No entanto, ainda que a intenção por trás da Shadow IT possa ser positiva, a falta de controle e de supervisão pode acarretar sérios problemas e riscos para as empresas.
Riscos envolvidos na Shadow IT
Segurança e conformidade: a segurança é o maior risco associado à Shadow IT. Softwares e serviços não monitorados pelo departamento de TI dificultam (ou até inviabilizam) a tarefa de garantir que eles estarão protegidos contra ameaças cibernéticas. Dessa forma, dados corporativos sensíveis podem ser expostos a riscos e a empresa pode acabar não agindo conforme regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Perda de dados: ferramentas que não foram aprovadas pelo TI podem não ter backups adequados ou medidas de recuperação de desastres, o que implica em perdas irreversíveis de dados cruciais. Outro cenário possível é de um colaborador deixar a empresa e, com isso, os dados armazenados em serviços pessoais serem perdidos ou se tornarem inacessíveis.
Problemas de integração: sistemas não autorizados podem não se integrar adequadamente às infraestruturas existentes. Consequentemente, surgiriam silos de informação, dificultando a colaboração entre os departamentos da empresa e levando a ineficiências e erros, por falta de visibilidade e de controle sobre os processos.
Custo oculto: apesar de muitos serviços de Shadow IT serem inicialmente gratuitos ou baratos, os custos podem aumentar de forma rápida e drástica com a expansão do uso e a necessidade de funções adicionais. Além disso, a empresa pode acabar pagando por soluções redundantes, que ofertam as mesmas funcionalidades que os sistemas já aprovados e utilizados oferecem aos usuários.
A importância da gestão de TI
Para evitar e mitigar os riscos da Shadow IT, é imprescindível monitorar o uso de tecnologias na sua empresa. Esta é uma tarefa que, quando apoiada por uma consultoria especializada em gestão de TI, envolve algumas vantagens:
Segurança e conformidade: profissionais de TI especializados podem ajudar a implementar políticas de segurança robustas e, assim, garantir que todos os sistemas utilizados sigam as regulamentações vigentes. Também podem organizar auditorias regulares e implementar soluções de monitoramento para detectar e mitigar possíveis ameaças.
Eficiência e integração: especialistas podem avaliar quais são as necessidades da empresa e recomendar soluções que se integrem à infraestrutura existente. Dessa forma, é possível garantir que todos os sistemas funcionem em harmonia, melhorando o desempenho operacional.
Suporte e treinamento: o trabalho da consultoria de TI inclui suporte contínuo e treinamento aos colaboradores, para que todos saibam como usar as ferramentas de forma eficiente e segura. Essa é uma maneira de reduzir a necessidade de recorrer à Shadow IT e, ao mesmo tempo, promover uma cultura de conformidade e segurança.
Custo x benefício: uma empresa especializada de TI poderá identificar soluções customizadas, que atendam às necessidades da empresa, evitando despesas desnecessárias com serviços redundantes e sem eficácia.
Shadow IT pode parecer uma solução rápida e prática para os problemas tecnológicos do cotidiano, mas os riscos associados certamente superarão os benefícios. Segurança, conformidade, integração e custos ocultos são fatores críticos e devem ser considerados. Ter uma consultoria técnica de especialistas em gestão de TI é a melhor forma de garantir que todas as soluções tecnológicas adotadas estejam alinhadas aos objetivos da sua empresa, protegendo seus dados e assegurando eficiência operacional.
Conte com a Dracones IT para garantir uma gestão de TI eficaz, mantendo sua empresa segura e competitiva no mercado. Para mais informações sobre como evitar os riscos da Shadow IT, entre em contato conosco e converse com nossos consultores especializados.
