Silos de dados são conjuntos de informações que ficam isoladas e inacessíveis a outras partes da empresa.
Essa descentralização gera problemas onerosos, pois, com esses elementos dispersos e provavelmente duplicados, dificilmente será possível manter a eficiência e a produtividade da equipe, além de sobrecarregar o armazenamento do sistema.
Essa fragmentação de dados é bastante comum em quase todas as empresas, principalmente em negócios que estão expandindo rapidamente.
Felizmente, é um problema fácil de resolver, mas é necessário planejamento, expertise e muito cuidado, já que os dados são os bens mais valiosos para uma empresa.
Ao se livrar dos silos de dados, você terá acesso às informações certas no momento em que precisar, auxiliando em tomadas de decisões mais inteligentes e assertivas para os negócios.
A seguir, destacaremos como os silos de dados atrapalham o desempenho e como evitá-los.
Por que os silos de dados são problemáticos?
Os silos de dados são obstáculos silenciosos para a colaboração e ocorrem quando a cultura de trabalho isola departamentos ou quando há tecnologias diferentes em cada setor.
Não estamos levantando a ideia de que todos devem ter acesso a tudo, mas informações que mais de um setor utiliza não devem estar armazenadas em lugares diferentes. Já para os outros departamentos que não podem acessar tais dados, basta aplicar o controle de acesso para evitar que esses elementos fiquem expostos.
A seguir, destacaremos os principais pontos onde os silos de dados podem atrapalhar os negócios:
Desperdício de recursos
Ao ter cada equipe alimentando um banco de dados diferente sobre um mesmo assunto, certamente haverá duplicação de informações, ocupando excessivamente o espaço de armazenamento disponível na nuvem, por exemplo.
Essa redundância sobrecarrega máquinas, espaços de compartilhamento e limita o uso eficiente desses recursos.
Alto custo operacional
Quando há silos de dados, a pressão sobre os recursos aumenta e você não irá utilizá-los de forma otimizada. Além disso, se você mantém diversos sistemas e ferramentas para guardar os dados, você gastará muito mais do que se investisse em um único serviço com um bom controle de acesso para definir quem está autorizado a utilizar essas informações.
Integridade dos dados
Redundância e inconsistência são os pontos mais perigosos quando ocorrem os silos de dados, pois com o tempo você começa a ter conteúdos imprecisos e inúteis para tocar seus projetos.
Vamos imaginar que o setor de projetos da sua empresa atendeu a um cliente que não pode receber ligações em determinado horário. Essa equipe salva essas informações no controle deles que somente eles têm acesso.
Quando a equipe do financeiro tenta contato e não tem o conhecimento desse alerta, isso irá gerar um grande desconforto na relação empresa-cliente.
Tomada de decisões erradas
Quando há informações soltas de projeto ou de clientes como exemplificamos acima, isso contribui para outro ponto importante: a tomada de decisões.
Como você irá implantar melhorias no seu negócio se os elementos que deveriam te ajudar nessa ação estão fragmentados e desatualizados?
Isso afetará diretamente as estratégias da empresa e dificultará o crescimento e, principalmente, a eficiência dos negócios.
Má reputação
Quando há problemas em unificar todas as informações relevantes de um cliente ou projeto, fica quase impossível criar um serviço e um atendimento adequado para cada consumidor, prejudicando a relação e experiência do seu cliente.
Com o mercado cada vez mais competitivo, eles não vão pensar duas vezes em pesquisar por outros negócios que oferecem o mesmo serviço que você.
Perda de produtividade
Além dos grandes prejuízos citamos acima, quando os funcionários trabalham em um ambiente muito fragmentado, isso desestimula o trabalho colaborativo e cada setor trabalhará de forma independente como se existissem várias empresas numa só.
Isso causa confusão tanto interna quanto externa, levando a atrasos nas entregas de projetos e a graves problemas na elaboração de projetos.
Ajustar tudo isso, leva tempo, desgaste dos funcionários e atrasos para o cliente.
Com todos esses pontos que levantamos acima sobre os prejuízos que os silos de dados trazem, ficará bem difícil pensar em inovação e ainda ter forças para competir no mercado.
O tempo e os dados são recursos preciosos de seus funcionários que não podem ser desperdiçados. Pelo contrário, devem ser otimizados sempre para entregarem resultados melhores e mais rápidos.
Agora que já sabe como os silos de dados podem se formar, chegou a hora de conhecer algumas ações para evitar essa situação.
Como evitar a formação de silos de dados?
Como essa prática impacta negativamente sua empresa, alguns pontos ajudam a evitar silos de dados, como o compartilhamento das informações de forma centralizada.
Esta é uma ação que ajuda muito na construção de uma estratégia otimizada, mas só faça isso após elaborar regras para definir quem terá acesso a quais dados para evitar que falhas humanas, por exemplo, tragam riscos a essas informações.
Para definir como será esse compartilhamento seguro, com controle de acesso e monitoramento, a contratação de um bom suporte técnico em TI será essencial neste processo.
Com a presença destes especialistas, você saberá com precisão onde estão os pontos de vulnerabilidades do negócio e terá conhecimento sobre as melhores ferramentas que atenderão perfeitamente as necessidades da sua empresa.
Para que tudo isso flua bem, é importante também promover a conscientização dos colaboradores de forma que todos façam sua parte em centralizar essas informações para realizarem as tarefas do dia a dia de forma rápida e segura.
Como vimos, em tempos de transformação digital cada vez mais veloz, os silos de dados atrasam as empresas que querem se modernizar e é por essa e outras razões que ter uma equipe especializada na área de TI traz muitas vantagens para o seu negócio.
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Com 12 anos no mercado, nós da Dracones IT, estamos sempre atentos em manter a manutenção preventiva em todos os clientes.
Quando implantamos essa estratégia, conseguimos identificar rapidamente os silos de dados que comprometem não só a produtividade, mas a segurança do negócio.
Com sistema robusto de computação na nuvem, por exemplo, conseguimos unir a praticidade sem abrir mão da segurança.
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